Σύμφωνα με την ΥΑ 33120/ΓΔ4/28-02-2017, για τις προγραμματιζόμενες εκδρομές-μετακινήσεις με διανυκτέρευση, ο Διευθυντής του σχολείου θα προκηρύσσει στην ιστοσελίδα της ΔΕΔΑ εκδήλωσης ενδιαφέροντος στην οποία υποχρεωτικά θα καταγράφονται:

1. προορισμός/οί,
2. προβλεπόμενος αριθμός συμμετεχόντων,
3. μεταφορικό/ά μέσο/α και τυχόν πρόσθετες προδιαγραφές,
4. «κατηγορία» καταλύματος,
5. λοιπές υπηρεσίες (παρακολούθηση εκδηλώσεων, επίσκεψη χώρων κλπ.),
6. υποχρεωτική Ασφάλιση Ευθύνης Διοργανωτή, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία

Συνιστάται στα σχολεία να ζητούν και την πρόσθετη προαιρετική ασφάλιση, που καλύπτει τα έξοδα σε περίπτωση ατυχήματος ή ασθένειας. Για τις παραπάνω υπηρεσίες πρέπει να ζητείται η τελική συνολική τιμή του οργανωμένου ταξιδιού, αλλά και η επιβάρυνση ανά μαθητή, ώστε οι προσφορές να είναι οικονομικά και ποιοτικά συγκρίσιμες. Η προσφορά του ταξιδιωτικού γραφείου θα κάνει ρητή αναφορά στην κατηγορία του καταλύματος που προτείνει.

Οι προσφορές, που θα πρέπει να είναι τουλάχιστον τρεις (3), κατατίθενται κλειστές στο σχολείο. Με κάθε προσφορά κατατίθεται από το ταξιδιωτικό γραφείο απαραιτήτως και υπεύθυνη δήλωση ότι διαθέτει ειδικό σήμα λειτουργίας, το οποίο βρίσκεται σε ισχύ.